Het bestuur van de vereniging

Algemene ledenvergadering (alv)

Het bestuur schrijft eenmaal per jaar een alv uit. Die vindt plaats binnen zes maanden na afloop van het boekjaar. Daarbij moet het bestuur een jaarverslag uitbrengen en rekening en verantwoording afleggen over het gevoerde beleid. Staat een statutenwijziging of ontbinding van de vereniging op de agenda? Dan moet het bestuur de leden dat minimaal zeven dagen van tevoren laten weten.

Aansprakelijkheid bestuurders

De aansprakelijkheid van bestuurders is afhankelijk van het soort vereniging. Elke bestuurder van een informele vereniging is normaal gesproken aansprakelijk voor schulden van de vereniging. Bestuurders van een formele vereniging zijn niet aansprakelijk voor schulden van de vereniging. Maar er zijn uitzonderingen, bijvoorbeeld bij onbehoorlijk bestuur. Dan is elk bestuurslid aansprakelijk. 
Iedere bestuurder is verantwoordelijk voor de algemene gang van zaken. Daarom is een bestuurder ook aansprakelijk voor fouten van andere bestuurders. Tenzij de bestuurder niets te verwijten valt en hij maatregelen heeft genomen om de gevolgen van de gemaakte fout te beperken. Bij een faillissement van de vereniging kan de curator de (voormalige) bestuurders aansprakelijk stellen.
Bestuurders kunnen zich tegen aansprakelijkheid verzekeren. Of dat nodig is, hangt af van de activiteiten van de vereniging en de risico’s die de vereniging loopt. Verzekeraars stellen meestal bepaalde eisen aan de organisatie en het vermogen van de vereniging.

Boekhouding

De vereniging moet verplicht een administratie bijhouden en binnen zes maanden na afloop van het boekjaar een balans en een overzicht van de baten en lasten maken. Hiervoor is de penningmeester verantwoordelijk. Deze stukken moeten worden goedgekeurd door de alv. Een kascommissie controleert de boekhouding als de vereniging geen raad van toezicht of accountant heeft. De kascommissie bestaat uit leden en wordt benoemd door de alv.

Verenigingen met een grote onderneming
Soms heeft een vereniging een onderneming. Heeft die onderneming 2 jaar achter elkaar meer dan 7,5 miljoen euro omzet? Dan gelden aanvullende regels.

Benoeming, herbenoeming en ontslag bestuur

In de statuten staat hoe bestuursleden worden benoemd, herbenoemd of ontslagen. Zorg ervoor dat wijzigingen binnen het bestuur goed worden vastgelegd bij de Kamer van Koophandel. Kijk ook goed naar de termijnen voor de benoeming van bestuursleden. Wil een bestuurder langer aanblijven? Zorg dan voor een bestuursbesluit, leg dit goed vast en vermeld dit ook in het Handelsregister. Gaat hier iets fout, dan is diegene juridisch gezien geen bestuurslid (meer). Hierdoor kunnen besluiten ongeldig zijn als die zijn genomen nadat het bestuurslid officieel niet meer in functie is.

Wet bestuur en toezicht rechtspersonen

Elke vereniging, klein of groot, moet aan de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen (Wbtr) voldoen. In de Wbtr staan regels voor bestuur en toezicht op stichtingen en verenigingen, bijvoorbeeld over:

• Bestuurders en commissarissen: zij mogen niet meebeslissen bij tegenstrijdige belangen;
• De aansprakelijkheid van bestuurders en commissarissen bij faillissement door onbehoorlijk bestuur;
• Het bestuur van een vereniging als een bestuurder ziek is, overlijdt of wordt ontslagen.

De Wbtr geldt sinds 1 juli 2021. 

Verenigingen opgericht vóór 1 juli 2021

Er geldt een overgangsregeling voor verenigingen die zijn opgericht vóór 1 juli 2021. Bij de eerstvolgende statutenwijziging moeten zij de statuten zo aanpassen dat deze voldoen aan de Wbtr. Er is geen uiterste datum waarop de statuten aangepast moeten zijn. 
Maar let op: soms heeft één bestuurder of commissaris meer stemrecht dan alle andere bestuurders of commissarissen samen. Volgens de Wbtr mag dit niet meer. Staat zo’n bepaling wel in de statuten dan moet die voor 1 juli 2026 aangepast zijn, anders werkt deze niet meer. 

Je kunt bij de notaris terecht voor vragen over de Wbtr.                                                          Of bekijk het Informatieblad op Open.overheid.nl

Rol notaris

Het kan voorkomen dat de leden(vergadering) en het bestuur het niet eens worden over bepaalde zaken. In dat geval kun je de notaris om advies of bemiddeling vragen. En heb je vragen over bijvoorbeeld de gevolgen van het overschrijden van de zittingstermijn? Ook dan kun je bij de notaris terecht.

Acties

• Zorg voor een goede rolverdeling binnen het bestuur.
• Leg besluiten en (her)benoemingen en ontslag van bestuurders goed vast.
• Houd de gegevens in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel bij.
• Denk na over een aansprakelijkheidsverzekering.